Posta elektronikoak bidaltzen direnean kontutan hartu behar da hartzaileak, agian, ez dituela bidaltzailearen ordenagailuaren zehaztapen edo ezaugarri tekniko berdinak, eta orduan zailtasunak sor daitezke eransten diren dokumentuak ikusteko, batez ere, aplikazio eta sistema eragile ezberdinen artean. Hori dela eta, soilik testu informazioa bidali nahi izanez gero, posta elektronikoan bertan idaztea informazio hau da egokiena, edo erantsitako fitxategi batean izatekotan, testu fitxategi batean hobe, formatu konplexuagoak erabili gabe. Hala ere, askotan, formatu, itxura eta irudiak dituzten dokumentuak bidali nahi izaten dira, kasu hauetan, sistema eta aplikazio zehatz batekin zabaldu behar diren dokumentuak bidaltzea saihestea komeni da eta hainbat sistemetan eta aplikazio ezberdinetan zabaldu ahal diren dokumentu formatuak erabiltzea da egokiena.
PDF dokumentuak
Egun, PDF formatua da egokienetariko bat dokumentuak posta elektronikoz bidaltzeko. Izan ere, sistema eragile gehienetan ireki daitekeen formatua da, bai Mac Os X, bai MS Windows edo bai GNU/Linux sistemetan eta jada mugikor askotan ere bai. Gainera, formatu honekin ziurtatzen da hartzaileak, egileak sortu duen bezala edo antzekoa ikusiko duela. Izan ere, askotan, nahiz eta dokumentua zabaldu ahal izan, letra mota berdinak instalatuta egon ahal dira ordenagailu ezberdinetan, sistema eragile eta aplikazio berdinak erabili arren, are gehiago sistema eragile ezberdinetan. Kasu honetan ere, dokumentua ez litzateke ikusiko sortu den moduan. PDF dokumentu bat sortzen denean, ordea, inprimaketa bat izango balitz bezala sortzen da, eta orduan, esan bezala, aipatutako arazoa ekiditen da.
PDF dokumentuak sortu
PDF moduan dokumentu bat sortzea oso erraza da. Izan ere, bulegotika aplikazio askok daukate PDFra esportatzeko aukera aplikaziotik bertatik. Open Office GNU/Linux, Mac Os X eta MS Windows sistemetan edo NeoOffice Mac Os X sistemetan eta MS Office suitearen azken bertsioetan, adibidez.
Erabiltzen den programa aukera hori eduki ezean, praktikoena PDFak sortzeko aplikazio bat sisteman instalatuta edukitzea komeni da. Mota honetako aplikazio gehienak inprimagailu birtual bat instalatuko balitz bezala erabiltzen dira. Beraz, PDFa sortzeko, inprimatzeko aukerari sakatu eta PDF inprimagailu birtuala aukeratzea besterik ez dago. Orduan PDF dokumentua sortuko da eta aukeratutako karpetan gordeko da .
Horretarako MS Windows-en PDFCreator da ezagunenetariko bat, hemendik http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/ jaitsi daiteke instalatzailea. Gainera, software libre eta doakoa da.
GNU/Linux sistemetan, CUPS inprimatzeko sistema erabiltzen bada cups-pdf paketea instalatu behar da eta gero inprimagailu berri bat sortu CUPS sisteman, sortzeko momentuan CUPS-PDF (Virtual PDF printer) aukera hautatu behar da eta fabrikatzaile bezala “Generic”. Hori eginda, jada inprima daiteke PDF bezala edozein dokumentu eta erabiltzailearen home karpetaren barnean PDF izeneko karpetan gordeko da inprimaketa.
Mac OS X sistemetan, aurrebistan gorde honela aukerari sakatzea eta hor PDF hautatzea besterik ez dago. Sistema eragilearen bertsio zaharragoetan, dokumentua inprimatzerakoan PDF aukeran klik eginda gorde daiteke PDF formatuarekin.
RTF
RTF formatua, ingelesetik, Rich Text Format, testu aberastuko formatua esan nahi du. Formatu hau testu prozesadore asko irekitzeko gauza dira sistema eragile ezberdinetan eta MS Word testu prozesadoreen bertsio ezberdinetatik ere zabal daiteke. Halaber, testu prozesadore gehienek gorde ahal dute dokumentuak formatu honetan. Formatu honek baimentzen du testua aldatzea eta editatzea, beraz, oso egokia da ez bada nahi PDF formatuan bidaltzea edota testua aldatzea baimendu nahi bada. Alabaina, formatu honekin ez da ziurtatzen mantenduko dela dokumentuaren jatorrizko itxura osoa.
MS Office eta Open Office bateragarritasuna
Esan daiteke bulegotika aplikazio erabilienak MS Office eta Open Office edo NeoOffice (Mac Os Xren kasuan) direla, beste batzuk ere egon arren. Ba, bien bateragarritasunei dagokienez, Open Office doc eta docx formatuak irekitzeko gauza da eta baita doc formatuan gordetzeko ere. MS Office, ordea ez du odt formatua ulertzen eta ez da ez irekitzeko ez gordetzeko gauza.
Artxibo konprimituen kasuan
Artxibo konprimituak bidali behar badira, zip formatua egokiagoa da rar edo ace formatuak baino, sistema eta aplikazio gehiago zabaltzeko gai direlako.
