Atazak kudeatzeko orduan, oso baliabide erabiliak dira zerrendak. Modu sinpleenean, paper batean zerrenda bat osatu daiteke, lerroz-lerro atazak idatzi, eta ataza hauek egin ahala, lerroak marratu. Ez da estrategia txarra, baina zerrenda hauek eraginkorrak izateko, zenbait gauzari erreparatu beharko zaio.

Ataza guztiak ez dira testuinguru berdinean ematen: lantokian sortzen diren zereginak, etxeko lanak, eskola, afizioak, seme-alabak… denak dira testuinguru ezberdinak. Ataza guztiak ere ez dute izaten ez lehentasun eta ez garrantzi berdina. Beraz, badirudi beharrezkoa dela ataza zerrenda hauek sailkatu, ordenatu eta kudeatzeko estrategiaren bat garatu eta aplikatzea.

Lehen saiakera batean, egin beharreko ataza bakoitzari, lehentasun maila bat ezarri dakioke, letrak edo zenbakiak erabiliz. Lehentasun irizpide hau baliatuz zerrenda ordenatu, eta garrantzitsuenak diren atazak betetzeari ekingo zaio. Teknika hau erabili duen orok jakingo du, badirela beti atzean geldituko diren atazak, sekula burutuko ez direnak, garrantzitsuak izan arren behin eta berriz ataza-metaren azpialdean uzten direlako. Psikologian, zeregin garrantzitsuak, hain garrantzitsu ez diren zereginekin ordezteko joerari, prokastinazioa esaten zaio.

Eisenhower, Ameriketako Estatu Batuetako lehendakaria izandakoak ere, erabiltzen zuen atazak sailkatzeko metodo bat, Eisenhower metodoa bezala ezagutzen dena. Atazak bi aldagairen arabera sailkatzen ditu metodo honek, garrantziari dagokionez batetik, eta urgentziari dagokiona bestetik. Bi aldagai hauek konbinatuz, lau kategoria sortzen dira, eta kategoria bakoitzean kokatzen den atazekin jokabide ezberdinak erabiltzen dira. Ataza ez bada ez garrantzitsua eta ez urgentea, alboratu egiten da. Garrantzitsu eta urgenteak direnak segituan egin behar dira. Garrantzitsuak eta ez urgenteak direnei, amaiera data bat jarri behar zaie eta garrantzitsuak izanik urgenteak ez direnak berriz, delegatu.

David Allenen GTD metodoa

David Allen estatu batuarrak, egun oso ezaguna den GTD (Getting Things Done) metoa sortu zuen. Metodo honen egileak dioenez, gizasemearen zerebroak ez du aparteko gaitasunik gauzak gogoratzeko; aitzitik, akziorako egina dago. Beraz, metodo honek burua gogoratu beharrez libratu eta ekintzak burutzeko prozedura bat proposatzen du.

Ataza zerrenda bezala egituratzen diren erretilu batzuen kudeaketa da metodoaren muina. Hasiera batean, buruan ditugun “gauza” guzti horiek, sarrera erretiluan jarriko dira. Sarrera erretilua prozesatzean, bertan dauden gauzekin, sekuentzialki, zer egin erabaki beharko da: egiteko ezer ez duten gauzak alboratu, zeregina eskatzen duten gauzak delegatu, segituan egin edo beste erretilu batzuetara mugitu.

Zerbait egiteak bi minutu baino gutxiago eskatzen baditu, zuzenean egin eta “gauza” hori alboratu egingo da. Denbora gehiago behar bada, beste erretilu batean utziko da. Metodologiak, sarrera erretiluaz gain, honako hauek proposatzen ditu: segituan egin behar diren gauzen erretilua, beste norbaiten akzioaren zain dauden gauzen erretilua eta noizbait egin beharko diren gauzen erretilua. Gauza batek akzio bakarra baina gehiago behar badu, proiektu bakoitzeko erretilu bat sortu daiteke.

Gauzak prozesatu ondoren, sarrera erretilua hustu egingo da eta segituan egiteko erretiluan dauden gauzak burutzen hasi beharko da. Azkenik, norberak nahiago duen maiztasunarekin, erretilu guztietan dauden gauzak berrikustea gomendatzen da. Berrikuspen honetan, gauza edo atazak, erretilu batetik bestera mugituko dira eta egindako gauzak sistematik aterako dira. Etengabeko prozesua da GTDek proposatzen duena: gauza berriak sarrera erretilura sartu, egin beharreko erretiluan dauden atazak egiten jardun eta azkenik, atazen berrikuspena, non atazak erretilu batetik bestera mugituko diren.

GTD erabiltzeko euskarri informatikoak

GTD metodoa erabiltzeko, David Allenek, inongo tresna informatikorik behar zuen erretilu, karpeta eta zerrenda sistema bat proposatu bazuen ere, segituan bere metodoan oinarritutako hainbat aplikazio informatiko agertu ziren. Remember The Milk eta Things, azken hau Mac OS X sistema eragilerako bakarrik, dira ordainpeko aplikaziorik ezagunenak. Doako aplikazio bezala ere, Doit.im oso erabilgarria da. Aplikazio hauek guztiak, ordenagailuetarako ezezik, mugikorretara ere zabaldu dira, Android edo iPhone bezalako plataformatara. Egin beharrekoak edozein leku eta momentutan sortzen direnez, oso erabilgarria izaten da gure sakelekoarekin egin beharrekoaren berri jasotzea, hau da, GTD metodoak proposatzen duen sarrera erretilura sartzea.

Jorge Oyhenard-ek, GTD zer den eta RTM, Things, Evernote edo Gmail bezalako aplikazioekin nola erabili daitekeen azaltzen du bideo sorta interesgarri batean hemen